প্রকল্প ব্যবস্থাপনার উপর কিছু কথাঃ
রিদওয়ান বিন শামীম

সঙ্ঘবদ্ধতার বিন্যাস একটি বড় গুন যা একটি দলকে কর্মক্ষেত্রে একসাথে করে রাখে। মানসম্মত উৎপাদন নীতিমালা একটি সংগঠনকে তার মান ঠিক রাখতে সহায়তা করে,লক্ষ্য ঠিক করতে সাহায্য করে। মানসম্মত সেবা বা পন্যের যে নীতিমালা এক একটি সংগঠনে তা এক এক রকম হতে পারে। এই ব্যপারটির সাথে জড়িয়ে আছে শিডিউল পারফরমান্স, কস্ট বাজেটিং, ঝুঁকি পর্যবেক্ষণ ও নিয়ন্ত্রণ ইত্যাদি নানা বিষয়ও ।

এরপর আসে প্রকল্পের প্রাথমিক নেটওয়ার্ক ডায়াগ্রামের কথা, যা কাজের ধারা ও তার নির্ভরতাগুলো পর্যায়ক্রমে প্রকাশ করে। প্রকল্প পর্যবেক্ষণ ও নিয়ন্ত্রণ সার্বিক কর্মকাণ্ডের উপর নির্ভর করে। প্রকল্প ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে সব সময় দেখতে হবে কতটুকু কাজ হয়েছে আর এর পর কি কাজ করতে হবে। যেমন পরিকল্পনা গ্রহনের পর কর্মপ্রণালী ঠিক করতে হয়, এর পর যথোপযুক্ত লোক নিয়ে কাজে হাত দিতে হয়।

প্রকল্প বাজেট ঃ সম্ভাব্য বাজেট, শিডিউল ও রিসোর্স ক্যালেন্ডার এগুলো প্রকল্প বাজেটের অন্তর্গত বিষয়। বাধ্যতামূলক নির্ভরতাঃ প্রকল্প নেটওয়ার্ক ডায়াগ্রাম তৈরিতে দরকারি, যেমন কোন সফটওয়ার রান করানোর আগে তা লিখতে হয়।

মাইলস্টোন চার্ট ঃ মাইলস্টোন চার্ট প্রকল্প নেটওয়ার্কের আরেকটি পদ্ধতি যেটি একটি প্রকল্পের কেবল প্রধান বিষয় গুলো দেখায়, যেখানে গান্ট চার্ট (Gantt chart) নামের আরেকটি পদ্ধতি আছে যা প্রকল্পের সবকিছু খুঁটিয়ে দেখায়। প্রকল্পের স্কোপ স্টেটমেন্ট নামের ডায়াগ্রাম সদৃশ ডকুমেন্ট তৈরির পর কাজের ব্রেকডাউন স্ট্রাকচার তৈরি হয়, এরপর তৈরি হয় একটিভিটি লিস্ট। এরপর প্রকল্পের নেটওয়ার্ক ডায়াগ্রাম তৈরি করতে হয় যা প্রকল্পের কাজের ধারার সাথে মিলিয়ে করতে হয়।প্রকল্পে এবার ঠিক করতে হয় ক্রিটিকাল পাথ, তারপর প্রোজেক্ট শিডিউল করতে হয়।

রান চার্টঃ প্রথাগত কর্মপ্রণালী দেখায় ও মান নিয়ন্ত্রণ করতে সাহায্য করে। মান নিয়ন্ত্রণ ও সুযোগ যাচাই উতপ্রতভাবে জড়িত। কোয়ালিটি কন্ট্রোল নির্ভুলতা, সম্ভাব্যতা ও উপযোগিতা নিশ্চিত করে, দেখতে সাহায্য করে এই ধরণের আর কোন প্রকল্প হচ্ছে কিনা।

বেনিফিট কস্ট রেসিওঃ বেনিফিট কস্ট রেসিও ১.৫ মানে হল প্রকল্পটি ১.৫ গুন আয় করবে। একটিভিটি লিস্ট হল প্রধান ইনপুট যা একটিভিটি পরিমাপ করবে। লাইফ সাইকেল কস্টিংঃ লাইফ সাইকেল কস্টিং হল মালিকের প্রারম্ভিক খরচ, উৎপাদন খরচ ও অন্যান্য খরচের যোগফল। এটির সাথে আছে কন্ট্রোল একাউন্ট প্ল্যান। এক্সপেক্টেনসি থিওরি হল এবিষয়ে আরেকটি থিওরি যার মূল হল লক্ষ্য অর্জনে অনুপ্রেরণার ভূমিকা। যদি কর্মীরা বিশ্বাস করে লক্ষ্য অর্জন সম্ভব, তাহলেই কেবল রিওয়ার্ড মোটিভেশন পদ্ধতি কাজে লাগবে, এটাই এক্সপেক্টেনসি থিওরির মূল কথা। এগুলোই মূলত প্রকল্প ব্যবস্থাপনার মূল বিষয়।

প্রকল্প ব্যবস্থাপনার উপর কিছু তথ্যঃ
রিদওয়ান বিন শামীম

প্রকল্প ব্যবস্থাপকরা কাজের ক্ষেত্রে সংঘটিত ক্রুটির একটি তালিকা করেন তাদের সংঘটিত হওয়ার সংখ্যার উপর ভিত্তি করে। তারা সাধারণত এটি করেন পারেটো চার্ট নামক একটি পদ্ধতির মাধ্যমে। এ পদ্ধতিতে সবচেয়ে কমন ভুলগুলো তালিকার উপরের দিকে থাকে, এর পর ধীরে ধীরে ক্রমশ অপেক্ষাকৃত কম ভুলগুলো দিয়ে সাজিয়ে তালিকা সম্পন্ন করা হয়।

প্রকল্প ব্যবস্থাপকরা কোন প্রক্রিয়া বা পদক্ষেপ গ্রহন করবেন কিনা তা একটি কন্ট্রোল চার্টের মাধ্যমে নিশ্চিত হন,

তারা পূর্বপরিকল্পনা ও বর্তমান অগ্রগতির মধ্যে তুলনা করতে ভ্যরিএন্স এনালাইসিস(Variance Analysis) নামক একটি পদ্ধতি ব্যবহার করেন।

এক্ষেত্রে অর্ডার অফ মেগনিচিউড এস্টিমেট নামক আরেকটি পদ্ধতি ব্যবহার করা হয় প্রকল্পের খরচের নিয়ন্ত্রণ অর্থাৎ কস্ট ম্যনেজমেন্টের জন্য।

বিভিন্ন আলাদা সংগঠনের সাথে যোগাযোগ রক্ষার জন্য আনুষ্ঠানিক, লিখিত যোগাযোগ বেশি সফল হয়ে থাকে।

প্রকল্প কর্ম তালিকা হল অফিসিয়ালি প্রকল্পের মূল ভিত্তি, যার মাধ্যমে ক্রমিক ভাবে কাজ সম্পন্ন করা হয়।

ডেলফি পদ্ধতি হল সুদক্ষ কর্মীদের থেকে উপদেশ ও কাজের ধারা সম্পর্কে ধারণা লাভ করার একটি বিখ্যাত পদ্ধতি, যেটা কর্মীরা নিজেদের মধ্যে সাধারণত তথ্য শেয়ার না করে অর্থাৎ গোপন করেও করে থাকে।

কর্ম অনুমোদন পদ্ধতি সঠিক সময়ে ও সঠিকভাবে কাজ সম্পন্ন হওয়া নিশ্চিত করে। যারা অর্থাৎ যে ব্যক্তি বা দল প্রকল্পটি করছে তাদের পূর্বেই কাজের সময় ঠিক করে নিতে হয়।

প্রকল্প ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে সব স্টেকহোল্ডারদের সকল প্রকল্প পরিকল্পনা জানানোর দরকার নাই কারণ কিছু স্টেকহোল্ডার সরাসরি প্রকল্পের বিরুদ্ধাচরণ করতে পারে।

যদি কাউকে প্রকল্প ব্যবস্থাপনার দায়িত্ব দেয়া হয় কিন্তু তার তেমন কোন পূর্ব অভিজ্ঞতা নেই প্রকল্প চালানোর, তাহলে সে প্রকল্প পরিচালনার উপর পূর্ববর্তী ঘটনা ইত্যাদির ইতিহাস জেনেও অনেক কিছু শিখতে পারে।

প্রকল্পের ব্যয়ের সিংহভাগ খরচ করা হয় প্রকল্পের পরিকল্পনা বাস্তবায়নের ক্ষেত্রে। প্রকল্পটি নিষ্ঠার সাথে সম্পন্ন হওয়া প্রাথমিক ভাবে প্রকল্প ব্যবস্থাপকের উপর নির্ভর করে। এভাবেই প্রকল্প ব্যবস্থাপনার কাজ এগিয়ে যায়।

Microsoft Project ও প্রকল্প ব্যবস্থাপনাঃ
রিদওয়ান বিন শামীম

Microsoft Project এর আওতায় প্রকল্প তৈরি করা যায়। সেই প্রকল্পের আওতায় আবার বিভিন্ন কাজ বা টাস্ক করা যায়। এরকম প্রতিটা টাস্কের জন্য সাধারণত নাম, সময়, শুরুর সময়, শেষ হওয়ার সম্ভাব্য সময় , ধারা ইত্যাদি নির্দিষ্ট করে দেয়া যায়। এ ধরণের কাজে পূর্বের অভিজ্ঞতা সম্পন্ন লোকদের কাজে লাগানো যেতে পারে।

টাস্ক গুলোর মধ্যে রিলেশন বুঝাতে SF (Start-Finish), FS(Finish-Start), SS, FF ইত্যাদি অনেক টার্ম ব্যবহার করা হয়। টাস্ক সম্পন্ন করার পর সেগুলোকে অনেক ধরণের ফরমেটে আমরা পেতে পারিঃ গান্ট চার্ট, ট্র্যাকিং গান্ট চার্ট, নেটওয়ার্ক ডায়াগ্রাম ইত্যাদি। এদের মধ্য থেকে অনেক সময় অনেক জটিল পদ্ধতিও বেছে নিতে হয়।প্রতিটি টাস্কের জন্য আলাদা আলাদা ভাবে খরচ ও রিসোর্স বেছে নেয়াও যায়। এছাড়াও প্রকল্পের অর্থনৈতিক লাভ ও উন্নতিও পর্যবেক্ষণ করা যায়। প্রকল্পের অগ্রগতির উপর রিপোর্টও লিখা যায়। এভাবে অর্থনৈতিক অগ্রগতি বিশ্লেষণ করা যায়। মাইলস্টোন বা জিরো ডিওরেশনের টাস্কও থাকে যা শুরু থেকে সময় গননা করা হয়, কোন প্রকল্পের বিচ্ছিন্ন অংশ হিসেবে ধরা হয়।

Microsoft Project এর আওতায় ওয়ার্ক ব্রেকডাউন কাঠামো (Work Breakdown Structure :WBS), এড অন প্রোডাক্ট Add-on product (WBS Chart Pro) ইত্যাদি ফরম্যাট তৈরি করা যায় ও দেখা যায় মাইক্রোসফট প্রোজেক্ট ফাইলের আন্ডারে। অথবা WBS code ব্যবহার করেও এসমস্ত সুবিধা পাওয়া যায়। অনেক গুলো প্রজেক্টের কাজ গুছিয়ে রাখার জন্য Microsoft Project Server এর সাহায্য নেয়া যায়। কাজের সুবিধার জন্য আমরা ম্যাক্রোর সহায়তাও নিতে পারি। আমরা কাষ্টোমাইজ করার জন্য VBA এবং Active Scripting এর সাহায্য নিতে পারি। মাইক্রোসফটের প্রকল্পের জন্য প্রকল্পের প্ল্যানকে Microsoft power point বা Microsoft word ইত্যাদিতে রূপান্তরিত করে প্রেজেন্টেশন তৈরি করা সম্ভব। প্রকল্প ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে শিডিউল, বাজেট, উপাত্ত ব্যবস্থাপনা ,অগ্রগতি লক্ষ্য রাখা ও প্রতিবেদন তৈরি করা ইত্যাদিও জরুরী।

Microsoft Project এর জন্য টাস্ক তৈরি করতে যেসব তথ্য দিতে হবে তা হল আলাদা ভাবে প্রতিটি টাস্কের নাম, টাস্কের সময় ও টাস্কের সীমাবদ্ধতা। এরপর টাস্কের খরচের বাজেট করতে হবে, কর্মী নিয়োগ দিয়ে তাদের নরমাল ও ওভারটাইম দুই ধরণের বেতন ধরে। লক্ষ্য রাখার জন্য কাজের অগ্রগতি, সীমাবদ্ধতা ও পরিবর্তন ইত্যাদি ধরে প্রকল্পের উদ্দেশ্য ও সুযোগ নিশ্চিত করতে হবে। এরপর দেখতে হবে কোন সফটওয়ার কাজে লাগানো যায় কিনা। পরবর্তী সময়ে জনগনের মতামতের ভিত্তিতে প্রকল্পে পরিবর্তন আনতে হতে পারে, টাস্ক গুলোকে খণ্ড খণ্ড করে ভাগও করতে হতে পারে। ক্যালেন্ডারের মাধ্যমে কাজের শিডিউলকে আরও সময়ানুবর্তী করা যেতে পারে। ডেটলাইন, শর্ত ইত্যাদি দেয়া যেতে পারে।

প্রোজেক্ট ২০০৭ নতুন প্রকল্প, যাতে অনেক নতুন চার্ট, ক্যালেন্ডার, টাস্ক ড্রাইভার, শেয়ারপয়েন্ট সার্ভিস ও আরও অনেক সুবিধা যোগ করা হয়েছে।

যেভাবে ডটপ্রজেক্টের মাধ্যমে কোন প্রকল্প চালাতে হয়ঃ
রিদওয়ান বিন শামীম

ডটপ্রজেক্ট একটি সফটওয়ার যার মাধ্যমে কোন প্রকল্পের ব্যবস্থাপনাগত দিকগুলো নিয়ন্ত্রণ করা যায়। আপাতত আমরা এর পরিচিতিমূলক দিক গুলো নিয়ে আলোচনার পাশাপাশি এর সাথে টেকনিক্যাল কিছু বিষয় নিয়েও আলোচনা করব। এর পর আমাদের ওয়েব সাইটে আপনারা এবিষয়ে ভিডিও টিউটোরিয়ালও পাবেন।

যেভাবে ডটপ্রজেক্ট ইন্সটল করতে হয়ঃ

প্রথমে আনজিপ করে সার্ভারে ডটপ্রজেক্টের জন্য নতুন ফোল্ডার খুলতে হয়।

এরপর সার্ভারে ডটপ্রজেক্ট ফাইল কপি করতে হয়।

এবার ডাটাবেস সার্ভারে নতুন ডাটাবেস খুলতে হবে, নাম ও পাসওয়ার্ড দিয়ে।

যে কোন একটি ব্রাউজার থেকে ডটপ্রজেক্ট এর ইন্সটল ফোল্ডার নির্দেশ করিয়ে দিতে হবে।যেমন,http://justetc.net/dotproject/install ইত্যাদি।

এরপর ডাটাবেসে প্রবেশের তথ্য দিতে হবে।

ডটপ্রজেক্ট ফিচারগুলোর সারসংক্ষেপঃ

ডটপ্রজেক্টে মূলত বিভিন্ন কোম্পানি, প্রোজেক্ট, টাস্ক, ক্যালেন্ডার, ফাইল, কন্টাক্ট, ফোরাম, টিকেট, ইউজার এডমিন, সিস্টেম এডমিন ইত্যাদি থাকে।

যেভাবে ডটপ্রজেক্ট দ্বারা প্রকল্প নিয়ন্ত্রণ করা হয়ঃ প্রজেক্টের আন্ডারে থাকে প্রপোজাল ট্যাব, যার থেকে প্রজেক্ট শুরু করা হয়। প্রপোজাল স্ট্যাটাস দিয়ে নতুন প্রপোজাল শুরু করা যায়। প্রয়োজনে প্রাসঙ্গিক টাস্ক তৈরি করা যায় দরকার হলে। প্রয়োজনে টাস্ক তৈরি করার ক্ষেত্রে অন্য লোকের নিয়োগ দিতে হতে পারে। অভিজ্ঞ লোকের সাথে যোগাযোগ রেখে কাজ করতে হয়। প্রপোজাল, প্রপোজাল ডকুমেন্ট, প্রপোজাল আউটলাইন তৈরি হয়ে গেছে তাই এখন প্রকল্পের বিস্তারিত পরিকল্পনা জরুরী।

প্রকল্পের বিস্তারিত পরিকল্পনাঃ প্রজেক্টস এর ভেতরের ‘ইন প্ল্যানিং’ ট্যাব ব্যাবহার করতে হবে। এরপর প্রপোজাল প্রোজেক্টকে প্ল্যানিং প্রোজেক্ট এর ভেতর আনতে হবে। এডিট প্রোজেক্ট অপশন দিয়ে স্ট্যাটাস পরিবর্তন করে দিতে হবে। নতুন প্রজেক্ট করে ইন প্ল্যানিং ট্যাবে রাখা যেতে পারে। প্ল্যানিং নিজেই একটা প্রকল্প, এর সাথে অনেক টাস্ক, যোগাযোগ ইত্যাদির সমন্বয় করতে হতে পারে। প্ল্যানিং এর সময় আমরা পুরো প্রকল্পর ধাপে ধাপে কাজ গুলো ভাগ করে ফেলব। উদ্দেশ্য ও লক্ষ্য আলাদা করে মানব সম্পদ, মান, ক্রেতা ইত্যাদি সব ঠিক করে প্রয়োজনীয় যোগাযোগ ও অন্যান্য কাজ শুরু করে দিতে হবে।

প্রকল্প এগিয়ে নেয়াঃ প্রকল্পের প্ল্যানিং ও শুরুর অন্যান্য কাজ হয়ে যাওয়ার পর সময় ,খরচ ও মানবসম্পদ বিষয়ক সিদ্ধান্ত নিতে হবে। CPM model for Time Management এর মাধ্যমে এই ধাপ গুলো করা যায়। এরপর কাজের ধারা, প্রকল্পের মান বজায় থাকছে কিনা ইত্যাদিও দেখতে হয়। ওয়াটার ফল, এগাইল বেসড মডেল এসবের দ্বারা মান নিশ্চিত করা হয়। প্রয়োজনে প্যারেন্ট প্রোজেক্ট ইত্যাদি ব্যাবহার করতে হয় এ ধাপগুলো সম্পন্ন করার জন্য। ঝুঁকি ও চ্যালেঞ্জ ইত্যাদির একটি লিস্ট করে তাও নিয়ন্ত্রণ করা হয়। এরপর একে একে দেখতে হয় সব পূর্বশর্ত পুরন হয়েছে কিনা, সব টাস্ক ১০০% হয়েছে কিনা, কোয়ালিটি, রিসোর্স ও শর্ত পুরন হয়েছে কিনা। এরপর ক্রেতা ও ভোক্তার চাহিদা মিলিয়ে দেখে চূড়ান্ত ভাবে প্রকল্প সমাপন ঘোষণা করা হয়।
http://Bangla.SaLearningSchool.com

প্রকল্প যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা বিষয়ে কিছু কথাঃ
রিদওয়ান বিন শামীম

বড় প্রকল্পের জন্য পূর্ব পরিকল্পিত ও নিখুঁত যোগাযোগ ব্যবস্থার প্রয়োজন আছে। যদিও পরিস্থিতির উপর ভিত্তি করে যে কোন পরিকল্পনা পরিবর্তিত হতে পারে।

প্রকল্প যোগাযোগ ব্যবস্থাপনার মূল সারসংক্ষেপঃ

প্রকল্প যোগাযোগ অনেক গুরুত্বপূর্ণ একটি বিষয়, এটি অনেক চাতুর্যপূর্ণ ও রাজনৈতিক হতে পারে, প্রোজেক্ট রেকর্ড গ্রহন, প্রেরণ, সংরক্ষণ ও বণ্টন বিষয়ক হতে পারে, এবং যোগাযোগের ক্ষেত্রে সাধারণত চারটি নিয়ম মেনে চলেঃ

কি যোগাযোগ,

কার সাথে,

কখন ও

কীভাবে।

মাশরুম প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্টঃ তথ্য গোপন রেখে কাজ শেষ করার প্রবনতা এই ধরণের কাজের ধারায় পরে।

যোগাযোগ ব্যবস্থাপনার উপধারাগুলোঃ

যোগাযোগ পরিকল্পনা,

সম্পাদন,

পর্যবেক্ষণ ও

নিয়ন্ত্রণ

মূলত এই ক্ষেত্র গুলো যোগাযোগ পরিকল্পনার উপধারা সমুহ।

যোগাযোগের এই ধারা গুলো পারস্পরিক শেয়ার ও প্রকাশের মাধ্যমে শরিকদের মধ্যে গোলযোগের সম্ভবনাকে কমিয়ে আনা সম্ভব। একই সাথে দলগত অনুপ্রেরণা বাড়িয়ে তোলা সম্ভব।

প্রকল্প ব্যবস্থাপক বা প্রোজেক্ট ম্যনেজারের ভুমিকাঃ বেশিরভাগ সময় যোগাযোগ রক্ষা করা, মূলত সিদ্ধান্ত নেয়ার চেয়েও যোগাযোগ রক্ষা করা বেশি দরকার হতে পারে। যোগাযোগ পরিকল্পনা, ফলাফল, সময়, মিডিয়া, ওয়েব, ই মেইল, কোন তথ্য কাকে ইত্যাদি কাজ প্রোজেক্ট ম্যানেজারকেই করতে হয়। যাদের সাথে কাজ করতে হবে এমন সংস্থার পরিবেশগত দিক, প্লানিং, সম্ভবনা ইত্যাদি বিষয়েও তাকে সিদ্ধান্ত নিতে হতে পারে।

প্রোজেক্ট ম্যনেজারের প্রধান মাধ্যম বা টুলসঃ যোগাযোগ চ্যানেল, যা মূলত যোগাযোগ প্রকরণগুলোকে ঠিক রাখে। N সঙ্খক লোক n(n-1)/2 সঙ্খক উপায়ে যোগাযোগ করতে পারে এরকম একটি হিসাব আছে এই বিষয়ে। এক্ষেত্রে একটি সাবসেট নির্ধারণ করা হয়, মাঝে মাঝে অফিশিয়াল যোগাযোগ চ্যানেল ঠিক করা লাগতে পারে। আর যোগাযোগের ক্ষেত্রে অনলাইন যোগাযোগ, ভিডিও কনফারেন্স ইত্যাদিও মাধ্যম হিসাবে জনপ্রিয় হয়ে উঠছে।

যোগাযোগ ব্যবস্থাপনার পরিকল্পনাঃ এর মধ্যে আছে কাকে জানাতে হবে, কি জানাব, কাকে পাঠানো যায়, তথ্য প্রেরণের মাধ্যম, আপডেট রাখার জন্য কি করতে হবে ইত্যাদি।

তথ্য বণ্টনঃ তথ্য বণ্টনের জন্য প্রকল্প ব্যবস্থাপক সাধারণত যোগাযোগের মডেল ব্যবহার করেন, যে মডেলে কয়েকটি বিষয়ের দিকে খেয়াল রাখতে হয়, মনোযোগ দিয়ে তথ্য শোনা, তথ্য সংরক্ষণ, ভাষাগত দিক ইত্যাদি।

যোগাযোগের মাধ্যমগুলো হলঃ

প্রথাগত লেখা বা ফরমাল রাইটিং,

সাধারণ লেখা,

প্রথাগত মৌখিক যোগাযোগ ও সাধারণ মৌখিক যোগাযোগ।

পর্যবেক্ষণ ও নিয়ন্ত্রণ করাঃ

মূলত প্রকল্পের অগ্রগতি সম্পর্কে স্টেক হোল্ডারদের জানানো ও নিয়মিত অবহিত রাখার জন্য রিপোর্ট দেয়ার পদ্ধতি।

এখানে মূলত প্রকল্প ব্যবস্থাপনার যে তথ্য দেয়া হয়েছে তা PMI and PMBOK(Project Management Body of Knowledge) থেকে নেয়া হয়েছে।

http://Bangla.SaLearningSchool.com