ব্যবস্থাপনার উপর কিছু সংক্ষিপ্ত নোটঃ
রিদওয়ান বিন শামীম
প্রকল্পের সুযোগ ব্যবস্থাপনার পরিকল্পনাঃ সুযোগ ব্যবস্থাপনার পরিকল্পনা হল মূলত নির্দিষ্ট করে কীভাবে প্রকল্পের সম্ভাব্য সুযোগের বিভিন্ন উত্থান পতনগুলো নিয়ন্ত্রণ করা যায় ও কীভাবে সুযোগের ক্ষেত্র গুলো নির্ধারণ করা যায়।এজন্যপ্রথমেই যা করতে হবে তা হল প্রকল্প শুরু করা। একটি প্রকল্প শুরু করাঃ একটি প্রকল্প শুরু করার সাথে মূলত দুই ধরণের উপাত্ত জড়িত থাকে, প্রথমটি হল প্রকল্পের কিছু নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য গড়ে তোলা এবং দ্বিতীয়টি হল সম্ভাব্য প্রাথমিক সুযোগগুলোর একটি খসড়া গঠন করা।প্রকল্প ব্যবস্থাপকদের এক্ষেত্রে সরাসরি ও সততার সাথে আচরণ করতে হয়। যেকোনো পরিস্থিতিতে কোন সমস্যা এলে তাকে সোজাসুজি সেই সমস্যা মোকাবেলা করতে হয়। প্রকল্পের বৈশিষ্ট্য, যা অফিসিয়ালি একটি প্রকল্পের ভিত্তি, সেগুলো ব্যবসায়িক চাহিদা মেনে গঠন করতে হয়, সবসময় মাথায় রাখতে হয়, কেন প্রকল্পটি করা হচ্ছে অর্থাৎ প্রকল্পটির উদ্দেশ্য কি। সুযোগের খসড়া হয়ে যাওয়ার পর ও টিমের কর্মীদের কাজ শুরু হয়ে যাওয়ার পর সাধারণত প্রকল্পের যে ধারাটি শুরু করতে হয় তা হল ডবলুবিএস প্রসেস (WBS process) যা মূলত কাজের খণ্ডিত অংশগুলোর আউটপুট বা ফলাফল নির্ধারণ করে। এই আউটপুট গুলো কয়েকটি বিষয়ের সমন্বয়ে হয়ে থাকেঃ মূল্যবান সাংগঠনিক প্রক্রিয়া, প্রকল্পবিধি ও প্রাথমিক সুযোগগুলোর খসড়া ইত্যাদি। প্রকল্পের কর্ম প্রণালীর নিষ্ঠার ক্ষেত্রে প্রকল্প ব্যবস্থাপককে সব সময় খেয়াল রাখতে হয় সমস্যা সমাধান ও সিদ্ধান্ত গ্রহনের দিকে। সমস্যা সমাধান ও সিদ্ধান্ত গ্রহনের এই বিষয়গুলো ব্যবস্থাপককে একা দেখতে হয়, এগুলো টিম ওয়ার্ক নয়। এবিষয়ে কাজের ধারার বিবরণী পাওয়া যাবে ডবলুবিএস ডিকশনারিতে(in WBS dictionary)। সুযোগের গুরুত্ব নিশ্চিতকরণ হল এমন একটি প্রক্রিয়া যেখানে ক্রেতা ও অর্থ বিনিয়োগকারী যাচাই করতে চায় চূড়ান্তভাবে প্রাপ্ত পণ্য পূর্বের ধারণা করা পণ্যের মানের মতন হয়েছে কিনা।স্টেটমেন্ট অফ ওয়ার্ক বা কাজের বিবৃতিঃ স্টেটমেন্ট অফ ওয়ার্ক বা কাজের বিবৃতি প্রকল্পের খণ্ডিত অংশের বিবরণ দেয় যাতে অনেক সময় বাইরের বিক্রেতাদের অনেক বিষয়ও জড়িত থাকে।কোড অফ কন্ডাক্টের শর্তে প্রকল্প ব্যবস্থাপনার সাথে সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিদের আরও বলা থাকে প্রকল্পের লাভ বা লভ্যাংশ নিয়ে যেকোনো ধরণের কোন্দল এড়িয়ে চলতে। ডবলুবিএস সার্ভের উদ্দেশ্যঃ ডবলুবিএস সার্ভে পুরো বিষয়টি চূড়ান্ত ভাবে খতিয়ে দেখে, এই ডবলুবিএস সার্ভের কয়েকটি উদ্দেশ্য আছে। সেগুলো হলঃ পূর্বে নিরুপিত সম্ভাব্যতা কতটুকু নির্ভুল তা জানা, নিয়ম নিষ্ঠা ও দায়িত্ববোধ মেনে চলাকে সহজ করা, প্রকল্পের সফলতার একটি মানদণ্ড তৈরি করা ইত্যাদি। এভাবেই প্রকল্প ব্যবস্থাপনার কাজ এগিয়ে চলে।
তথ্যসুত্রঃ (Andy Crowe, the PMP Exam.)