প্রকল্প যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা বিষয়ে কিছু কথাঃ
রিদওয়ান বিন শামীম
বড় প্রকল্পের জন্য পূর্ব পরিকল্পিত ও নিখুঁত যোগাযোগ ব্যবস্থার প্রয়োজন আছে। যদিও পরিস্থিতির উপর ভিত্তি করে যে কোন পরিকল্পনা পরিবর্তিত হতে পারে।
প্রকল্প যোগাযোগ ব্যবস্থাপনার মূল সারসংক্ষেপঃ
প্রকল্প যোগাযোগ অনেক গুরুত্বপূর্ণ একটি বিষয়, এটি অনেক চাতুর্যপূর্ণ ও রাজনৈতিক হতে পারে, প্রোজেক্ট রেকর্ড গ্রহন, প্রেরণ, সংরক্ষণ ও বণ্টন বিষয়ক হতে পারে, এবং যোগাযোগের ক্ষেত্রে সাধারণত চারটি নিয়ম মেনে চলেঃ
কি যোগাযোগ,
কার সাথে,
কখন ও
কীভাবে।
মাশরুম প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্টঃ তথ্য গোপন রেখে কাজ শেষ করার প্রবনতা এই ধরণের কাজের ধারায় পরে।
যোগাযোগ ব্যবস্থাপনার উপধারাগুলোঃ
যোগাযোগ পরিকল্পনা,
সম্পাদন,
পর্যবেক্ষণ ও
নিয়ন্ত্রণ
মূলত এই ক্ষেত্র গুলো যোগাযোগ পরিকল্পনার উপধারা সমুহ।
যোগাযোগের এই ধারা গুলো পারস্পরিক শেয়ার ও প্রকাশের মাধ্যমে শরিকদের মধ্যে গোলযোগের সম্ভবনাকে কমিয়ে আনা সম্ভব। একই সাথে দলগত অনুপ্রেরণা বাড়িয়ে তোলা সম্ভব।
প্রকল্প ব্যবস্থাপক বা প্রোজেক্ট ম্যনেজারের ভুমিকাঃ বেশিরভাগ সময় যোগাযোগ রক্ষা করা, মূলত সিদ্ধান্ত নেয়ার চেয়েও যোগাযোগ রক্ষা করা বেশি দরকার হতে পারে। যোগাযোগ পরিকল্পনা, ফলাফল, সময়, মিডিয়া, ওয়েব, ই মেইল, কোন তথ্য কাকে ইত্যাদি কাজ প্রোজেক্ট ম্যানেজারকেই করতে হয়। যাদের সাথে কাজ করতে হবে এমন সংস্থার পরিবেশগত দিক, প্লানিং, সম্ভবনা ইত্যাদি বিষয়েও তাকে সিদ্ধান্ত নিতে হতে পারে।
প্রোজেক্ট ম্যনেজারের প্রধান মাধ্যম বা টুলসঃ যোগাযোগ চ্যানেল, যা মূলত যোগাযোগ প্রকরণগুলোকে ঠিক রাখে। N সঙ্খক লোক n(n-1)/2 সঙ্খক উপায়ে যোগাযোগ করতে পারে এরকম একটি হিসাব আছে এই বিষয়ে। এক্ষেত্রে একটি সাবসেট নির্ধারণ করা হয়, মাঝে মাঝে অফিশিয়াল যোগাযোগ চ্যানেল ঠিক করা লাগতে পারে। আর যোগাযোগের ক্ষেত্রে অনলাইন যোগাযোগ, ভিডিও কনফারেন্স ইত্যাদিও মাধ্যম হিসাবে জনপ্রিয় হয়ে উঠছে।
যোগাযোগ ব্যবস্থাপনার পরিকল্পনাঃ এর মধ্যে আছে কাকে জানাতে হবে, কি জানাব, কাকে পাঠানো যায়, তথ্য প্রেরণের মাধ্যম, আপডেট রাখার জন্য কি করতে হবে ইত্যাদি।
তথ্য বণ্টনঃ তথ্য বণ্টনের জন্য প্রকল্প ব্যবস্থাপক সাধারণত যোগাযোগের মডেল ব্যবহার করেন, যে মডেলে কয়েকটি বিষয়ের দিকে খেয়াল রাখতে হয়, মনোযোগ দিয়ে তথ্য শোনা, তথ্য সংরক্ষণ, ভাষাগত দিক ইত্যাদি।
যোগাযোগের মাধ্যমগুলো হলঃ
প্রথাগত লেখা বা ফরমাল রাইটিং,
সাধারণ লেখা,
প্রথাগত মৌখিক যোগাযোগ ও সাধারণ মৌখিক যোগাযোগ।
পর্যবেক্ষণ ও নিয়ন্ত্রণ করাঃ
মূলত প্রকল্পের অগ্রগতি সম্পর্কে স্টেক হোল্ডারদের জানানো ও নিয়মিত অবহিত রাখার জন্য রিপোর্ট দেয়ার পদ্ধতি।
এখানে মূলত প্রকল্প ব্যবস্থাপনার যে তথ্য দেয়া হয়েছে তা PMI and PMBOK(Project Management Body of Knowledge) থেকে নেয়া হয়েছে।
http://Bangla.SaLearningSchool.com
