প্রকল্প ব্যবস্থাপনার উপর কিছু তথ্যঃ
রিদওয়ান বিন শামীম
প্রকল্প ব্যবস্থাপকরা কাজের ক্ষেত্রে সংঘটিত ক্রুটির একটি তালিকা করেন তাদের সংঘটিত হওয়ার সংখ্যার উপর ভিত্তি করে। তারা সাধারণত এটি করেন পারেটো চার্ট নামক একটি পদ্ধতির মাধ্যমে। এ পদ্ধতিতে সবচেয়ে কমন ভুলগুলো তালিকার উপরের দিকে থাকে, এর পর ধীরে ধীরে ক্রমশ অপেক্ষাকৃত কম ভুলগুলো দিয়ে সাজিয়ে তালিকা সম্পন্ন করা হয়।
প্রকল্প ব্যবস্থাপকরা কোন প্রক্রিয়া বা পদক্ষেপ গ্রহন করবেন কিনা তা একটি কন্ট্রোল চার্টের মাধ্যমে নিশ্চিত হন,
তারা পূর্বপরিকল্পনা ও বর্তমান অগ্রগতির মধ্যে তুলনা করতে ভ্যরিএন্স এনালাইসিস(Variance Analysis) নামক একটি পদ্ধতি ব্যবহার করেন।
এক্ষেত্রে অর্ডার অফ মেগনিচিউড এস্টিমেট নামক আরেকটি পদ্ধতি ব্যবহার করা হয় প্রকল্পের খরচের নিয়ন্ত্রণ অর্থাৎ কস্ট ম্যনেজমেন্টের জন্য।
বিভিন্ন আলাদা সংগঠনের সাথে যোগাযোগ রক্ষার জন্য আনুষ্ঠানিক, লিখিত যোগাযোগ বেশি সফল হয়ে থাকে।
প্রকল্প কর্ম তালিকা হল অফিসিয়ালি প্রকল্পের মূল ভিত্তি, যার মাধ্যমে ক্রমিক ভাবে কাজ সম্পন্ন করা হয়।
ডেলফি পদ্ধতি হল সুদক্ষ কর্মীদের থেকে উপদেশ ও কাজের ধারা সম্পর্কে ধারণা লাভ করার একটি বিখ্যাত পদ্ধতি, যেটা কর্মীরা নিজেদের মধ্যে সাধারণত তথ্য শেয়ার না করে অর্থাৎ গোপন করেও করে থাকে।
কর্ম অনুমোদন পদ্ধতি সঠিক সময়ে ও সঠিকভাবে কাজ সম্পন্ন হওয়া নিশ্চিত করে। যারা অর্থাৎ যে ব্যক্তি বা দল প্রকল্পটি করছে তাদের পূর্বেই কাজের সময় ঠিক করে নিতে হয়।
প্রকল্প ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে সব স্টেকহোল্ডারদের সকল প্রকল্প পরিকল্পনা জানানোর দরকার নাই কারণ কিছু স্টেকহোল্ডার সরাসরি প্রকল্পের বিরুদ্ধাচরণ করতে পারে।
যদি কাউকে প্রকল্প ব্যবস্থাপনার দায়িত্ব দেয়া হয় কিন্তু তার তেমন কোন পূর্ব অভিজ্ঞতা নেই প্রকল্প চালানোর, তাহলে সে প্রকল্প পরিচালনার উপর পূর্ববর্তী ঘটনা ইত্যাদির ইতিহাস জেনেও অনেক কিছু শিখতে পারে।
প্রকল্পের ব্যয়ের সিংহভাগ খরচ করা হয় প্রকল্পের পরিকল্পনা বাস্তবায়নের ক্ষেত্রে। প্রকল্পটি নিষ্ঠার সাথে সম্পন্ন হওয়া প্রাথমিক ভাবে প্রকল্প ব্যবস্থাপকের উপর নির্ভর করে। এভাবেই প্রকল্প ব্যবস্থাপনার কাজ এগিয়ে যায়।
